Activiteitenkalender op intranet

Alle medewerkers op de hoogte van de verschillende activiteiten van het NAi.

De vraag
Het NAi organiseert doorlopend een groot aantal activiteiten. Binnen en buiten het gebouw. Hoe zorgen we ervoor dat de medewerkers op de hoogte zijn van de activiteiten van hun collega's? Hoe voorkomen we dat de ene projectleider overlopt terwijl de andere te weinig werk heeft?

Hoe zagen wij dat?
Het NAi heeft een breed scala aan activiteiten: tentoonstellingen, rondleidingen, lezingen, reizende tentoonstellingen, educatieprogramma's voor scholieren, teveel om op te noemen. Bovendien moeten ze met de planning van activiteiten rekening houden met bijvoorbeeld feestdagen en schoolvakanties. Hoe zorg je er dan voor dat medewerkers van verschillende afdelingen kunnen zien waar hun collega's mee bezig zijn? Hoe presenteer je dat? En hoe maak je een overzichtelijke afdruk die je kunt meenemen naar een vergadering?

Hoe hebben we dat aangepakt?
We hebben een systeem gemaakt waarin de betrokken medewerkers alle relevante gegevens over een project kunnen invullen. De digitale bestanden die voor de projecten worden aangemaakt staan op het netwerk, dus kunnen ze ook een link naar het netwerk maken. Hierdoor kun je met een eenvoudige druk op de knop de betreffende projectdocumenten opvragen.
Zowel op het beeldscherm als voor het afdrukken van de kalender heb je verschillende opties: dag-, week- of maandweergave. En als je op een activiteit klikt, krijg je de onderliggende informatie in beeld.

Kortom: een flexibel systeem waarmee de planning en uitvoering van de activiteiten van het NAi soepel kunnen verlopen.